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物业管理项目接管验收中应注意的几个问题

[07-30]   来源:http://www.inkjetremix.com  接管入住   阅读:533

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正文:

摘要 : 为做好物业管理项目接管验收工作,企业应当注意四个方面的问题:业主(业主委员会或开发商)的重视与支持,是做好目接管验收工作的前提;制定工作方案,是做好接管验收工作的基础;牢记宗旨,不越雷池,学会沟通,是做好接管验收工作的保证;把解决历史遗留问题落到实处,是做好接管验收工作的关键。

项目接管验收,是物业管理企业提供服务的一个重要环节,也是服务的基础。做好这项工作,既是企业和业主(业主委员会或开发商)共同了解项目现状的需要,也是企业与业主(业主委员会或开发商)分清责任、减少纠纷的需要,更是企业弥补其缺陷和不足、完善设备设施、为业主和使用人提供满意服务的需要。

为做好这项工作,应当注意以下几个问题:

一、业主的重
 
视与支持,是做好接管验收工作的前提

就一个具体的物业管理项目而言,企业和业主(业主委员会或开发商)是一个利益共同体,企业提供物业管理服务,业主或物业使用人通过接受服务使物业保值增值,可谓各有所需、各有所得。双方在委托合同中,原则只有一个,即物业管理服务质价相符。物业管理企业提供服务,需要得到业主(业主委员会或开发商)的理解、支持、配合。同样,作为物业管理服务组成部分之一的项目接管验收工作也离不开业主(业主委员会或开发商)的理解、支持、配合。可以说,没有业主(业主委员会或开发商)的重视与支持,接管验收工作就无法开展。在接管验收过程中,企业要不断地和业主(业主委员会或开发商)进行沟通,引起他们对工作的重视和支持,从而促进工作的开展。

项目接管验收工作,一方面是物业管理企业做好自身服务工作的需要,另一方面也是业主(业主委员会或开发商)了解物业管理项目现状,进而确定物业管理费和维修、改造投入的需要,同时也是物业管理企业与业主(业主委员会或开发商)双方分清各自责任、减少纠纷的需要。接管验收绝不仅仅是企业单方面的工作,而应当是企业和业主(业主委员会或开发商)双方共同的工作。业主(业主委员会或开发商)应当重视和支持物业管理项目接管验收工作。

二、制定工作方案是做好接管验收工作的基础
项目接管验收不仅是一项重要工作,而且是一项艰巨而复杂的工作,这就要求物业管理企业要精心策划,制定详细的工作方案,确保工作有序进行并按时完成。

工作方案一般包括:接管验收的工作原则、组织机构及人员分工、范围和事项、工作计划、注意事项、接管验收记录、工作的准备等。

由于接管验收工作大都是在时间紧迫的情况下进行的。因此,企业应当选派懂业务、有经验、专业技术水平高的人员,必要时,还可聘请社会上的专家组成专门的组织机构,专门负责项目接管验收工作。待接管验收工作结束,再回到各自的岗位。在组织机构内,应当做到分工明确、各司其职。

制定工作方案,有助于接管验收工作,但由于它是企业和业主(业主委员会或开发商)双方共同的工作,所以,工作方案要事先和业主(业主委员会或开发商)进行沟通、洽谈,并得到他们的认可。对于已经委托过企业管理的项目,业主(业主委员会或开发商)还需和原企业沟通、协商。
工作方案是企业和业主(业主委员会或开发商)双方开展项目接管验收工作的依据,一经确定,双方即应照此办理。

三、牢记宗旨、不越雷池、学会沟通,是做好接管工作的保证

物业管理企业的宗旨就是全心全意为业主和使用人服务,企业通过自身服务,不断满足业主和物业使用人的现实需求和潜在期望。所以企业应当一门心思地做好服务,而不应当陷入其他是非之中,企业在项目接管验收过程乃至整个服务过程中,都应当牢记这一点。

企业在项目接管验收时,应当遵循一个基本原则:即仅仅对项目现状作详尽的、细致的客观描述;对问题和缺陷,既不夸大,也不缩小;不对现状作任何分析和推测;不涉及与接管验收和服务有关的其它事项。一旦违反这个原则,就会造成企业接管验收工作的被动。如果企业参与接管验收的工作人员,随意议论项目建设过程中或原物业企业服务过程中相关方的是是非非,甚至“掺和”在其中,势必引起相关方的反感和不满,从而导致其对项目接管验收工作不积极配合,造成对项目接管验收工
 
作质量与进度的负面影响,严重的还会影响到企业和业主(业主委员会或开发商)的关系,对企业在接管后的服务中产生负面作用。

项目接管验收毕竟不是企业单方面的工作,需要各相关方的支持与配合才能完成。所以,参与项目接管验收人员,应当学会和业主(业主委员会或开发商)及有关人员沟通,取得其对工作的支持与配合,顺利完成项目接管验收工作。

四、认清并解决历史遗留问题,是做好项目接管验收及接管工作的关键

物业管理项目的接管主要包括三个方面内容:一是建设文件、工程图纸及其它资料的接管;二是合同(协议)的接管 ; 三是房屋、场地及其设备设施的接管。
 
项目的接管验收与竣工验收不一样,虽然竣工验收具有法定作用,但它是按一定比例进行的抽验,只反映项目的总体情况,对细部关注不够。而接管验收是百分之百的查验,不仅关注总体,而且关注局部;查验的越细越全,遗留的问题也就说得越清,以后企业与业主(业主委员会和开发商)的纠纷也就越少。

遗留问题要说得清,就要求企业对项目的接管验收要细致、全面、不留死角。

首先要查验主要的文件、图纸及其它资料、合同(协议)是否齐全;其次再对现有的文件、图纸及其资料、合同(协议)要一页一页查验,看有无缺损等瑕疵,并做好记录。

对房屋、场地及设备设施的接管验收,要逐项逐室进行,力争做到百分之百的查验,并将存在的问题,记录在统一的表格内。对本企业有查验困难的专业项目,可委托社会上的专业公司进行查验。
最后对项目接管验收的结果一定要记录准确、完整,并制作接管验收清单,由双方相关负责人签字确认,作为企业接管项目和移交项目的依据。

项目的接管验收工作,必须制作交接文件,由企业和业主(业主委员会或开发商)双方代表签字。交接文件要阐明交接时间、交接内容及事项(含建设文件、工程图纸及其它资料、合同、设备设施清单等)、管理责任的时点划分、项目存在的问题及解决方案等。

把遗留问题的解决落到实处,就是要求企业要随时随地和有关方沟通、协商,落实解决遗留问题的单位、责任人、时间、费用承担者等。

对于项目接管验收工作,只要本着科学、客观、公正的态度,就一定能妥善解决,并最终保障整个服务过程的圆满顺利。

参考文
献:

①    周宏泉, 《 物业管理新思维 》 ,海天出版社
②    赵向标, 《 物业管理操作制度范例 》 ,海天出版社

③ 刘德明, 《 经典物业管理方案 》 ,黄河出版社


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